Il s’agit d’une obligation « légale » incontournable, porteuse de réels enjeux tant pour les dirigeants que pour les associés, souvent ignorés ou négligés par certains. Le souci de transparence économique et de contrôle étant de plus en plus prégnant, les greffes veillent de plus en plus au bon respect de cette obligation et n’hésitent pas à notifier des amendes en cas de 1er défaut ou retard de dépôt des comptes annuels, s’élevant à 1 500 euros et 3 000 euros en cas de récidive.
Chaque année, toute société commerciale en France, telles que les SARL, SA et SAS (dont les SEL (société d’exercice libéral), mais aussi civile (telles que les SCP, SCM et SCI), doit faire approuver ses comptes annuels par ses associés, réunis en assemblée générale ordinaire (vote à la majorité simple), et ce, au plus tard dans les 6 mois de la clôture de l’exercice. Seules les sociétés commerciales, dont les SEL (et non les SCP et les SCI), doivent ensuite les déposer au greffe dont elles dépendent (maximum deux mois après l’approbation en cas de dépôt dématérialisé). Lesdits comptes annuels seront alors rendus publics, consultables sur Infogreffe par toute personne, à défaut de dépôt d’une déclaration de confidentialité.
Le respect de cette obligation annuelle permet également aux associés de pouvoir contrôler et approuver la gestion de la société par les dirigeants. Comme nous allons le voir, il requiert un formalisme rigoureux qu’il est vivement conseillé de suivre compte tenu des nombreux enjeux qui en découlent, sans attendre la survenance d’un conflit, dans le souci de maintenir un climat de confiance entre associés.
Précautions à suivre, qui s’imposent d’autant plus dans les sociétés, ayant plusieurs associés avec des statuts différents (exerçant, non exerçant, investisseurs), des visions et intérêts divergents (en raison notamment de leur âge ou encore du % de leur participation), nécessitant de ce fait de gérer des équilibres complexes, voire parfois fragiles, et de faire preuve de conciliation.
